KI-gestützte Prozessdigitalisierung im Antrags- und Vergabewesen

Das Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz Baden-Württemberg (MLR) erhält zahlreiche Förderanträge für Beratungsleistungen in der Landwirtschaft, mit denen Betriebe bei ihrer Weiterentwicklung unterstützt werden. Die Überprüfung der Anträge, Verträge und Abrechnungen ist zeitaufwändig, da Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zahlreiche manuelle Kontrollen durch Abgleiche zwischen den verschiedenen Dokumenten und Formularen durchführen müssen.

Unsere Machbarkeitsanalyse prüfte exemplarisch für Prozesse in der öffentlichen Verwaltung, wie Künstliche Intelligenz (KI) frühzeitig Hinweise auf die Erfolgsaussichten der Anträge und die Vollständigkeit und Korrektheit der eingereichten Dokumente geben kann. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie die Beschäftigten bei Routineaufgaben dank KI entlastet werden können. 

Im ersten Schritt führten die Forschenden eine detaillierte Ist-Analyse der aktuellen Antrags-, Prüf- und Bewilligungsprozesse durch. Außerdem recherchierten sie den Stand der Forschung, vorhandene Technologien und Anwendungsfälle. Danach ermittelte das Forschungsteam Anforderungen für die Unterstützung durch automatisierte Verfahren.

Anschließend zeigte auf dieser Basis eine Machbarkeitsanalyse die Möglichkeiten für den Einsatz von KI auf. Im Projekt wurde ein Software-Prototyp erstellt, mit dem evaluiert wurde, inwieweit generative KI den Prüf- und Genehmigungsprozess des Förderprogramms unterstützen und verkürzen kann.

Zum Abschluss des Projekts »AI#pplication« wurde, basierend auf den Testergebnissen, ein Plan erstellt, wie der Prototyp in den regulären Betrieb überführt werden kann.

Auftraggeber:

• Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz Baden-Württemberg